Consejos para Mejorar la Eficiencia de tu Negocio Pamplona Navarra

Todas las personas que poseen un negocio deben de tratar de lograr la mayor eficiencia posible. Es por eso que a continuación les presentamos 10 consejos para mejorar la eficiencia de tu negocio...

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Consejos para Mejorar la Eficiencia de tu Negocio

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Hace ya un par de años que el equipo de 37 Signals, pionero en el desarrollo software ágil, realizó un interesante análisis sobre el escenario actual:

• En la vida real -frente a lo que ocurre en las previsiones y planificaciones- los proyectos se hacen mucho mejor con equipos pequeños y flexibles, capaces de cambiar en cualquier momento.

• Para ser competitivo hay que centrarse en los verdaderamente esencial, el corazón del negocio del cliente, y rechazar los superfluo.

• Lo importante no es REPRESENTAR la realidad mediante especificaciones, documentación, gráficos y tablas; lo verdaderamente esencial es CONSTRUIR ese proyecto que va a cambiar la realidad, y ponerlo en funcionamiento tan rápido como sea posible.

Con ese espíritu nació la filosofía Getting Real, que tiene que ver con organizaciones ágiles y transparentes; pequeñas, rápidas y flexibles, abiertas al cambio y la innovación. El reto es ser ágil, y estos 10 consejos pueden ayudarte a conseguirlo:

1. Prueba a hacer menos que la competencia

Hasta ahora, el planteamiento siempre ha sido: la competencia ha creado este producto, así que tenemos que superarlo con algo que haga lo
mismo y mucho más. Como resultado de esta actitud, vivimos en un mundo cada vez más complejo. En el caso de las aplicaciones, demasiadas funcionalidades que nunca se usan y que aumentan el precio, el plazo de entrega y la dificultad de uso. Se ha convertido en una carrera sin sentido que, muchas veces, sólo sirve para justificar la venta de una nueva versión.

Así que prueba a hacer menos. A hacer lo esencial. Y que la competencia se quede con el resto de los problemas. ¿Conoces a alguien que
sepa explotar al máximo toda la potencia de Excel? ¿Y de SAP?

2. Pon en marcha algo que funcione de verdad tan rápido como puedas

Los cambios se suceden a gran velocidad y la competencia es máxima. Por eso no podemos perder ni un minuto cuando desarrollamos un proyecto. Ya no tiene sentido realizar estimaciones a años vista. Para cuando lleguemos, nuestro producto, nuestro servicio o nuestra aplicación ya no tendrán ningún sentido. Habremos gastado tiempo y dinero en fabricar un cadáver. Necesitamos CONSTRUIR aquello que el cliente necesita muy rápidamente, descartando todo aquello que no es esencial para su negocio. Para conseguirlo, debemos estar dispuestos a incorporar los cambios en cualquier momento del proceso. En eso consiste ser “ágil”.

Poner algo en marcha es la mejor manera de tomar impulso. Es correcto construir menos cosas, saltarse la documentación y los detalles, y tomar atajos en el proceso siempre que esto nos permita poner el proyecto en funcionamiento más rápidamente. Llegar tarde es igual que no llegar, y habrá supuesto un derroche de tiempo y esfuerzo.

3. Trabaja con las “historias de usuario”

¿Qué es lo que realmente necesita tu cliente? Si no tienes claro cuál es su objetivo, es imposible que el proyecto llegue a buen puerto.

Hay una dificultad añadida: puede que ni siquiera él sepa lo que está buscando. Muchas veces está tan inmerso en su propio negocio que le cuesta analizar las cosas desde otro punto de vista. En esas situaciones, conviene pensar siempre en las necesidades del usuario final del producto o servicio que vas a crear.

Una historia de usuario es una forma de recoger los requisitos de un proyecto en tan sólo un par de frases. Esas frases se anotan en una pequeña cartulina o tarjeta para garantizar que los requisitos no crecen hasta hacerse inabarcables, y se formulan en un lenguaje corriente, para que tanto el equipo como el cliente pueda entenderlas a la perfección. Se trata de pasar de una petición genérica y algo abstracta -así son muchas veces las peticiones de los clientes- a un caso concreto que nos permita ponernos en la piel del usuario. Esto nos permitirá determinar:

• La importancia real ese requisito para el usuario: puede que no sea tan importante, y que no merezca la pena dedicarle esfuerzo; puede que el requisito imprescindible sea otro.

• La dificultad y los problemas que plantea.

Estos requisitos se transformarán después en las tareas que irás completando a lo largo del proyecto. Si ayudas al cliente a descubrirlas, te estarás ayudando a ti mismo.

4. Mantén el plazo y el presupuesto; ajusta el alcance

En el desarrollo de un proyecto manejamos 3 variables fundamentales: el plazo, el presupuesto y el alcance. En un entorno altamente competitivo como el actual, no tiene sentido modificar el plazo y el presupuesto. La solución pasa por ajustar bien el alcance final del proyecto. Es decir, hay que establecer bien las prioridades para realizar la parte fundamental -el corazón- respetando el plazo y el presupuesto. Los proyectos a años vista no son más que una pura fantasía, una entelequia que nunca toma cuerpo tal y como se planeó.

5. Desarrolla medio producto o servicio

Empieza por el principio: el “corazón”. Cíñete a lo verdaderamente esencial. Las buenas ideas pueden acotarse; las ideas no tan buenas, en cambio, son difíciles de formular… Toma lo que piensas que debe ser el proyecto y pártelo por la mitad. Sigue recortando objetivos para quedarte con lo básico. Vuelve a partir el resultado por la mitad: ya tienes lo esencial. Es el “corazón” del proyecto.

6. Acorta el tiempo, trocea los problemas hasta que puedas digerirlos

Trocea el tiempo disponible para el proyecto. Sigue troceando los plazos hasta hacer pedazos más pequeños. En vez de un proyecto de 12 semanas, haz 12 proyectos de 1 semana: ganarás motivación y eficacia. Todos perdemos tensión e interés cuando el plazo de entrega de nuestro trabajo queda demasiado lejos en el horizonte.

Trocea también las tareas. Trabaja mediante iteraciones: pequeñas tareas que puedes manejar sin problemas, y que te permiten avanzar rápidamente e introducir cambios prácticamente en cualquier estadio del proyecto. Divide los problemas en trozos más y más pequeños hasta que seas capaz de digerirlos. Es la mejor forma de superar los bloqueos. Ver más sobre Scrum.

7. Equipos pequeños y ágiles

La Ley de Metcalfe tiene un corolario que explica bien la necesidad de contar con equipos pequeños: la eficiencia del equipo es inversamente proporcional al cuadrado del número de integrantes. Es decir, las probabilidades de que surjan problemas de comunicación aumentan de forma brutal cuando el número de miembros se dispara. Un equipo multidisciplinar de sólo 3 personas es el formato óptimo para desarrollar un proyecto en su fase inicial.

8. La comunicación es fundamental

No dividas la empresa ni el equipo en “departamentos” (marketing, ventas, desarrollo, etc.). Es fundamental que exista un diálogo fluido en todas las direcciones a lo largo de todo el proceso. Las organizaciones deben estar centradas alrededor de lo que queremos crear, y las fronteras deben ser líquidas entre las diferentes responsabilidades.
Prueba a reunirte todas las mañanas durante 10 minutos con el equipo; de pie, a una hora fija pero sin formalismos. Que cada uno explique brevemente qué es lo que está haciendo, y que problemas está encontrando. Así, todo el mundo estará informado de la situación real del proyecto, y entre todos podréis superar los obstáculos que bloquean el trabajo.

9. Evita las opciones innecesarias: toma decisiones

Decide los pequeños detalles para que tu cliente no tenga que elegir. ¿Rojo o negro?, si no es absolutamente vital para el proyecto, toma tú la decisión. Las “opciones” (puedes hacer A o B o C) son una manera de evitar la toma de decisiones de peso. Los clientes no deberían tener que decidir sobre cada pequeño detalle. No les traslades esos problemas: son responsabilidad tuya. Valora la importancia de avanzar y progresar. Entra en el ritmo y la dinámica de tomar decisiones.

Todas las decisiones son temporales. Volverás de nuevo sobre ellas. Así que no te pares: decide y sigue adelante. No te obsesiones con hacerlo todo perfecto a la primera: es imposible. Elimina la presión. Deja que el proyecto crezca y te hable, que tome forma y evolucione. Conforme avances en el proceso iterativo, conocerás mejor el proyecto y sus circunstancias, y contarás también con la aportación de tus colaboradores. Esto te permitirá tomar decisiones cada vez mejor informadas.

10. Testea en condiciones reales. Escucha y mejora

Recuerda siempre: estás desarrollando un proyecto de verdad, así que tienes que ponerlo a prueba en condiciones reales. No sirven las reflexiones en el limbo, ni las pruebas en laboratorio. Pon a prueba tu servicio o producto. Testea con usuarios de verdad en condiciones reales. No busques sustitutos: no existen. Trabaja con datos reales. Consigue un feedback auténtico y, lo más importante: haz las mejoras basándote en la información que has obtenido. Se lo debes a tus usuarios.

Algo más sobre la filosofía “Hazlo realidad”

Recuperar la pasión. Las organizaciones tradicionales, con su estructura lenta y pesada, su burocracia, sus reuniones interminables y sus reglas han acabado con la pasión y la creatividad de los empleados. Los procesos de gestión han dejado de ser racionales, y se han convertido en un auténtico obstáculo para el cambio y la innovación. Por eso hay que formular una alternativa real. Frente a las grandes estructuras y los departamentos especializados, pequeños equipos multidisciplinares. Frente al “ordeno y mando” de las jerarquías tradicionales, comunicación fluida en todas las direcciones, y profesionales creativos capaces de organizar su trabajo y de tomar decisiones. Personas motivadas, unidas en torno a un proyecto común.

Hazlo realidad. Evita los rodeos, simplemente HAZLO. Hay que evitar de forma consciente aquellos procesos que sólo REPRESENTAN la realidad (especificaciones, documentación, tablas, gráficos, etc.) para dedicarse a CONSTRUIR aquello que necesitamos.

Menos es más. En la vida real, a la hora de HACER las cosas, menos es más. Hay que concentrarse en lo esencial y rechazar lo superfluo: menos gente en los equipos, menos instrucciones, menos papeleo, menos jerarquías, menos reuniones, menos políticas de empresa. Hay que hacer sólo aquello que es verdaderamente central e importante para tu negocio. Y hacerlo bien.

Una estructura sencilla permite, además, que la gente nueva que se incorpore a la organización aprenda rápido, y pueda ser productiva en menos tiempo.

La teoría sin ejecución no sirve. La teoría tiene un objetivo: mejorar y acelerar la ejecución de la práctica. Cuando la teoría “flota” en el limbo, o sólo sirve para retrasar la ejecución real de los proyectos, deja de tener sentido para la organización. La ejecución diferencia a las organizaciones que son de alto rendimiento de las que no lo son.

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